Кевин Трайнор — менеджер проекта EDRMS — Корпоративная сеть здравоохранения & # 39; я, Захидноавратийська департамент здравоохранения & # 39; я

SSON Кевин, давайте начинать немного фона: можете ли вы немного разобраться о себе и своей роли читателей?

Кевин Трайнор: Я руководителем проекта Корпоративной Сети Здоровье & # 39; я (HCN), необходимый для управления разработкой и внедрением системы электронного управления электронными документами и записями (EDRMS) для общих служб в Департаменте здравоохранения & # 39; я Западной Австралии. Эта система требует трех основных систем, включая: сканирование решение для захвата физических и электронных документов с помощью Kofax Ascent Capture; Решения по управлению документами и документами для хранения электронных документов с использованием Objective; Решение для управления рабочим процессом для распространения электронной работы для персонала, использующего цель. Я работаю на этом проекте с 2005 года; это заканчивается в конце этого календарного года. Мой предыдущий фон включает старшие роли в бизнесе и системном анализе, управление внедрением и управления проектами и бизнесом, где я сделал свой вклад в разработку крупных внутренних и он-лайн компьютер & # 39; ютерних систем для других государственных департаментов.

SSON Какие были главные вызовы во внедрении HCN и перемещения служб HR, Supply и Finance?

KT: Моя главная роль в этом проекте эт & # 39; связана с доставкой услуг EDRMS в HCN. Здоровье & # 39; я очень большим концерном, и HCN естественно сталкивается со многими проблемами, д & # 39; связанными с созданием совместных инициатив по обслуживанию. В таком большом бизнесе HCN сначала потребовал привлекать лучших людей, чтобы HCN быстро формировался и продвигался вперед. Иногда темпы для удовлетворения общих ожиданий услуг были очень сложными.

Здоровье & # 39; я — это разнообразная организация со многими различиями по сайту, которые сложились со временем. HCN посвятил значительные усилия для определения всех совместных служебных полномочий в области управления персоналом, финансами и снабжения. Определение деловой практики, процессов, систем, программ и программного обеспечения в работе требует очень трудоемких усилий, но большая проблема возникла в результате консолидации этих служб и выявления деловой практики и совершенствования процесса путем консультаций с заинтересованными сторонами. Это были важные вехи, а объем этой работы был огромным, но необходимо определить преимущества и сбережения, способны к доставке через совместные действия в сфере услуг.

SSON: Не могли бы вы объяснить, какие драйверы были для реализации решения сканирования Kofax; как вы это сделали, и что заставило вас это сделать?

KT: Главный водитель был инициатива правительства централизовать общие услуги на государственной службе Западной Австралии: в частности, услуги по финансам, человеческих ресурсов и снабжения. Цель заключалась в улучшении услуг уменьшении затрат. Использование HCN раствора сканирования было обусловлено такой же потребностью. Сканирование сначала поможет HCN перейти к безбумажного офиса и уменьшить затраты на обработку. Сканирование электронным путем женится должным образом с HCN, поэтому необходимо разработать целевую систему, которая дополнительно обеспечивала дополнительные эффективности бизнес-процессов благодаря усовершенствованной памяти & # 39; памяти, поиска и отчетности. Решение "от конца до конца" — это также предоставление выгод и сбережений для клиентов HCN.

Важно отметить, учитывая то, что HCN до сих пор развил, что это все еще является постоянным решением, которое будет развиваться. Хотя наша общая инициатива началась в 2004 году, решение HCN будет продолжено. Проект, которым я руковожу, может классически стать первым этапом. Есть и другие намеченные направления, которые HCN хочет развить, чтобы строить и диверсифицировать этот фонд. HCN в настоящее время внедряет онлайн-решения для отдельных услуг HR. HCN рассматривает альтернативные механизмы предоставления услуг клиента, такие как клиенты, которые размещают на сайтах. HCN также хочет реализовать решение электронных форм. Это ранние дни для HCN, и, поскольку решение развивает HCN, зависимость от сканирования уменьшится.

SSON: сканировал то, что вы могли реализовать с самого начала реализации HCN, или вам пришлось стандартизировать некоторые процессы, прежде чем можно было бы ввести систему сканирования от Kofax?

KT: Новая форма HCN как совместная служба в сфере здравоохранения & # 39; я и сканирования — это одна из частей полного решения HCN. Этот проект утвердил поэтапную реализацию отдельных бизнес-направлений, и для каждой реализации проект анализировал и определил все общие потребности в обработке услуг от сканирования, управления документами, управления документами и управления рабочими процессами.

SSON: есть система, которая может работать как на HR, Finance, так и на поставку, и могли бы вы объяснить, существует разница в том, как они работают для каждой функции?

KT: Я считаю, что лучший способ Чтобы описать это, Kofax обеспечивает общую функциональность сканирования, которую можно использовать и настраивать. Процесс сканирования — это очень определенная функция и небольшие варианты отделки или решения, применяемые в области бизнеса или документа. Каждая реализация бизнес-направлений требовала HCN для моделирования решений для сканирования, чтобы соответствовать различным ожиданиям и обработке потребностей отрасли или документа.

Существовал базовый во время ожидания, что сканирование будет охватывать все источники входных данных, включая почту на жесткий номер, факсы и электронные письма. Различия в сканировании становятся большими по сравнению с уникальными требованиями бизнес-области или документа. Например, управление рабочим процессом может использовать различные метаданные для выполнения определенной задачи для альтернативных электронных расположений для различных сфер деятельности или человек. Потребности в сканировании одной бизнес-области или документа могут отличаться в зависимости от другого. Эти решения будут влиять на то, как готовится работа, сканированных, как его сканировать и какие результаты необходимо зафиксировать для предоставления различных типов работы различным местоположением или людям для обработки.

Многие из этих различий просто удовлетворяются разработкой и конфигурацией бизнес-процессов или отдельными партиями сканирования для обработки различных категорий работ. Kofax можно настраивать, чтобы удовлетворить эту потребность.

SSON: почему вы решили использовать решение сканирования Kofax вместо другого поставщика? Что сделало его более привлекательным вариантом?

KT: Правительство СА использует модель I-Procurement, которая предлагает рекомендованную поставщиков, продуктов и решений, доступных на рынке. Мы принимаем очень тщательный тендерный процесс, который строго охватывает ожидания, которые нужно оценить для годности. Основные соображения, на которые мы стремимся, включают ценообразования, стоимость денег, поставка и установка, лицензирование, совместимость с другими программами, возможность обновления, высокая доступность, гарантия, обучение, местный потенциал, местный содержание и техническая поддержка.

HCN пересмотрел ряд критериев и тендерных предложений. Компания Sigma Data, местная компания WA, рекомендовала предоставлять HCN сканирующим решением Kofax.

SSON: Какие основные проблемы в реализации решения?

KT: Сначала возникли технические трудности для преодоления. Например, HCN должен был определить, как лучше справляться с факсами и входящими сообщениями электронной почты, и понять, какие настройки, если нужно, следует рассмотреть для решения HCN полного конца.

В то время как подготовка продуктов была предоставлена ​​там была еще большая кривая обучения для людей, чтобы ориентироваться, чтобы разрабатывать решения для сканирования и осуществлять администрирование и поддержку приложений и инфраструктуры.

HCN взял поэтапный подход к реализации каждой бизнес-области. Выпуск Пилота к исполнительной ветви власти предшествовал поставке, а затем финансами, а потом HR. Дополнительные реализации все еще планируются. Это было лучшим, чем меньше общая изменение влияния на бизнес.

Большие проблемы реализации, д & # 39; связанные с анализом и идентификацией типов документов и обработки потребностей в сфере бизнеса. Хотя HCN сканеры примерно 6000 документов в день, решение для сканирования касается значительного разнообразия типов документов, которые, когда они могут быть классифицированы и признаны сканированием, обеспечивают добавленную стоимость. Таким образом, HCN начала значительную работу по пересмотру и переработки структурированных форм и шаблонов, которые несут собственные расходы на обслуживание.

HCN разработал множество шаблонов для распознавания и обработки счетов-фактур. Эта работа была трудоемкой. Мы выбрали для определения наших крупнейших 100 поставщиков по объему, что составляет примерно 90% полученных счетов-фактур. Для этого мы разработали шаблоны сканирования, чтобы признать и обрабатывать метаданные из счетов-фактур. Разработка шаблонов — это часть решения Kofax.

SSON Вы можете указать, какие некоторые ограничения, Кевин?

KT: В то время как Kofax очень хорошо знает печатный текст, он не столь флэш рукописного текста. Конечно, в этом случае рукописное оформление предусматривает значительное количество рабочей силы для исправления и проверки информации, сканирование невозможно точно определить.

В общем, службы Kofax для сканирования, качества, коррекции, проверки и выдачи документов требуют уровня ручного взаимодействия, подходящего для обеспечения точности данных в документах, записях и системах управления рабочим процессом. Мощность, необходимая для участия в этих сервисах, может быть большой, а эти задачи можно перенести как ответственность бизнес-среды, HCN несколько уменьшил влияние этого ограничения, используя интерфейсы во время проверки, чтобы извлекать данные из внешних баз данных.

Хотя сканирования Kofax может обрабатывать электронные письма, он не может открывать документы, приложенные к электронным письмам, и сканировать их.

SSON: И, конечно, вы имеете дело с очень старыми документами, существовали не так давно, но уже не один год?

KT: В это время HCN приняла деловую позицию [that] только документы, полученные с момента получения HCN с мая 2007 года, будут сканировать обработаны. Имейте в виду, что, сказав это, с поэтапной реализацией бизнеса старым сканированием документов еще не удалось избежать. Для HCN это предусматривало разработку специального решения для сканирования документов. Для реализации этого также требуется подготовка старых документов к бизнесу. Этот процесс в настоящее время продолжается.

Все новые документы обрабатываются сканером, а задач управления рабочим процессом доставляются HCN в течение 24 часов после поступления.

SSON: с недавних разговоров, которые мы имели с другими организациями, многие считают, что п & # 39; пятьдесят процентов этих вопросов является также вопросами управления изменениями. Вы имели дело с любым из тех, кто совершил?

KT: Управление изменениями требует высокого приоритета и не может быть переоцененной. Для решения HCN в полном объеме было проблемой фактически превратить бизнес, чтобы внести изменения и принять другой способ работы. Перед внедрением Поставка может занять где-то до 30 дней для обработки счетов-фактур. Сразу после реализации Поставка ни выступало за смену, ранее полностью вышивала управления изменениями или признало их потребности в изменении процесса. Наркодни работы, построенные рядом с недовольством персонала. Со временем поставки изменило бизнес-процесс и теперь может обрабатывать счета-фактуры в течение трех дней. Если вы сейчас спросите сотрудников отдела, что они думают, позиция полностью возвращена обратно … они отказываются вернуться к своим старым способам.

SSON: рассматривала ваша организация аутсорсинг любых других операций транзакции или это то, что может быть дальше внизу?

KT: Этот проект исследовал аутсорсинг перед началом тендерного процесса. В то время HCN не счел это жизнеспособным вариантом по ряду причин. Расходы считались чрезмерными. Аутсорсинг не мог добавлять значение процесса. Внутренние экспертизы не могли легко перенестись, чтобы решить проблемы без доступа к другим исходных бизнес-приложений и баз данных, доступных только на международном уровне. Также в то время HCN определила цели. Даже в таком раннем этапе HCN признал, что с течением времени желаемый путь в конечном итоге будет уменьшаться в зависимости от услуг сканирования. Сканирование всегда потребуется, но, как отмечалось ранее, HCN в настоящее время осуществляет предоставление онлайн-услуг по управлению персоналом, существуют планы для разработки решений электронной формы, HCN рассмотрела внешние схемы размещения киосков и услуги онлайн-покупки в сети, предоставляемых поставщикам. Ничто не стоит надолго.

ПРОЧТИТЕ Оригинальные постойте: http://www.ssonetwork.com/topic_detail.aspx?id=6608&ekfrm=6&utm_source=ssonetwork.com&utm_medium=SMO&utm_campaign=EZART&utm_content=02_15_2010&utm_term=SHARE_LINK&mac=SSON_REDDIT_SMO_2010

Добавить комментарий