Успешные встречи: Правила привлечения

Бизнес-этикет для успешных встреч

Деловые встречи могут быть чрезвычайно полезным форумом для обмена мнениями и распространения информации для персонала. Они также могут быть недисциплинированными, свободными для всех, что мало достигается, и могут привести к роз & # 39; объединенных работников, не способствуют бизнеса или же конструктивно. Люди, которые посещают эти встречи, часто чувствуют себя очень разочарованными и не зная цели или итоги встречи, они просто были. Что это мешает этим совещаниям? Или, что более важно, что вы можете сделать, чтобы спасти их и вернуться к тому, чтобы значимые, продуктивные дискуссии вокруг стола зала заседаний? Ранее я писал о некоторых способах сделать ваши встречи более эффективными. В этой статье я буду говорить больше об управлении потоком встречи и, в частности, о правилах, или этикет, который можно использовать.

Каждый раз, когда группа людей собирается вместе, чтобы обсудить важные вопросы, должно быть напряжение, противоречивые взгляды и столкновения личностей. Все это может быть хорошим эффектом, если речь идет о творческом процессе, который должен быть частью любой встречи, назначенной для обсуждения вопросов и поиска решений. Однако их нужно использовать и контролировать таким образом, чтобы выявлять лучшие в тех, кто участвует. Хотя некоторые сборы выполняются в соответствии с правилами Роберта, многие из них не являются. Неформальный подход может принести много преимуществ благодаря свободному потоку долгов и непринужденной атмосфере, но все еще существует четкий набор ожиданий относительно поведения присутствующих и того, как произойдет встреча.

Эти правила не являются проскриптивнимы, и они не являются единым правилам, которые вы могли бы применить к встрече, особенно если вы обнаружите, что ваши встречи непроизводительные или даже несправедливые в разы.

  1. Начать и закончить вовремя. Все будут благодарны за уважение и, скорее всего, будут пунктуальными и надеются на посещение ваших встреч.
  2. Если вы не можете избежать длинных встреч (более 45 минут), вам следует регулярно спланировать закуски и разбить туалет. Идеальная продолжительность времени между разрывами составляет 45 минут и не более 1:00.
  3. иметь четко определенную цель и / или повестку дня для совещания. Встречи, которые не имеют четких целей, уязвимы к тому, что они находятся в сторожевом положении или даже подчинены.
  4. Хорошая идея опубликовать повестку дня / цели к встрече и требовать предварительного завершения каких-либо предварительных работ. Не позволяйте людям обращаться к встрече, не готовясь к этому. Большинство встреч не должны быть разработаны для завершения работы, которая должна быть выполнена раньше.
  5. Избегайте "смерти PowerPoint", или уничтожая слайд-шоу вообще, или ограничивая подарувальникив на 1 слайд за каждые 5 минут разговора. Многие ведущие попадают в ловушку создания всесторонних слайд-палуб, а потом просто читают, что на них. Когда это произойдет, слайды-бревна не имеют никакой цели, кроме того, чтобы действовать как TelePrompter для динамика. Другой эффект заключается в том, что их аудитория перестает слушать, поскольку легче читать слайды, чем слушать кого-то, кто их читает!
  6. Оставайтесь на тему. Любые посторонние вопросы должны быть приняты "вне линии", чтобы встречи могли оставаться на пути. Встреча очень простая для того, чтобы отказаться от курса и не спешить на не пол & # 39; связанные темы. Председателю необходимо, чтобы это не произошло, и совещание сосредотачивается на повестке дня или утвержденной цели. Избегайте посторонних бесед, останавливайте встреча, если нужно, чтобы все сосредоточили внимание на обсуждении.
  7. Нет застревай посланника. Иногда бывает необходимо для плохих новостей или для противоречивой точки зрения быть подняты. Это не означает, что лицо, доставляющее новую или представляет противоположную точку зрения, делает это с любой злобой. Слишком часто нападает на носитель плохих новостей, что они самостоятельно запустили персональную атаку. Кроме плохих чувств, это может повлечь, он также очень контрпродуктивным. Гораздо лучше взять эмоцию (и жару) с любых комментариев и посмотреть на ситуацию спокойно и рационально.
  8. Поощряйте вопросы, даже очевидно смешные или неосведомленные. Пока вопросы являются актуальными, они могут стимулировать здоровый долг.
  9. Хотя крепкие разговоры могут породить очень много дискуссий, важно, чтобы голова обеспечил, чтобы каждый остался вежливым и уважал друг друга. Нет ничего хуже, чем встреча, которая перерастает в личные нападения, и чтобы люди чувствовать себя отчужденными и униженными.
  10. Как председатель совещания, это также является вашей ответственностью, чтобы убедиться, что каждый имеет право говорить (и закончить). Не позволяйте одному или двум лицам "подвесить пол", устанавливая ограничения и приглашая вход от других.
  11. Установить срок подачи каждого пункта повестки дня и для любого обсуждения, что касается этого пункта. Вообще говоря, вы могли позволить всего 10-15 минут для каждого элемента. Это правило дополнительно обеспечивает необходимость хорошо подготовленных и организованных выступлений. Если товар вызывает большое количество обсуждений, вы должны запланировать дальнейшее заседание для тех, кто непосредственно участвует, чтобы еще больше усовершенствовать эту дискуссию, а затем представить свои выводы на более поздней встречи групп. Хотя это может показаться подкомитетом в рамках сценария подкомитета, вы можете получить отличные результаты: не позволяйте второстепенной совещании создавать дополнительные подгруппы / группы и, чтобы они отчитывались на основной совещании, двумя способами для обеспечения последовательности. Реальное преимущество этого подхода заключается в том, что другие участники встречи увидят, что вы можете сохранить контроль и не чувствовать себя изоляцией от "власти группы" в основном контексте.
  12. Соблюдая правила о временных ограничения, поощряйте виступникив расставаться с информацией о своей темы за несколько дней до начала заседания. Это позволит другим участникам посмотреть материал и подготовить свои вопросы и комментарии. Конечно, это не всегда возможно, но это очень полезно, когда его можно организовать.
  13. Управление потенциальными прерываниями перед встречей. Убедитесь, что все понимают использование мобильных телефонов, пейджеров и персональных компьютеров & # 39; компьютеров. Существует ничего плохого, просят людям не только выключать свой мобильный телефон, но и вообще вообще не использовать их. Я был на многих встречах, где один или два посетителя постоянно читают и пишут сообщения на своем мобильном телефоне. Это вызывает большую отвлечения и его следует избегать. Растущая популярность мобильных телефонов и мгновенных сообщений дала надежду, что мы все мгновенно доступны. Поскольку эти поколения охватывают эту новую социальную парадигму, достаточно часто встречаются мобильные телефоны, ноутбуки и планшетные компьютер & # 39; Компьютеры, которые используются вокруг таблицы столов для встреч. Это не значит, что они не отвлекаются. Некоторые пользователи скажут, что они берут заметки или просматривают некую релевантную информацию. Реальность заключается в том, что они не сосредоточены на презентации или обсуждении, и требуют восстановить их внимание, где она должна быть — на сборах.
  14. Принятие протокола заседания является еще одним важным правилом для установки. И вместе с записью встречи возникает необходимость быстрого распространения; желательно в тот же день, но иначе в течение 1 рабочего дня. Имея прекрасные минуты и быстро распространяя их, вы лишаете людей необходимых собственных заметок, позволяя им сосредоточиться на материале, находится под рукой. Формат минут меняется в зависимости от организационных стандартов и типа встречи, но существуют некоторые важные аспекты, такие как элементы действия и сроки, о которых необходимо постоянно сообщать. Рекомендовано назначить другого человека, чтобы пройти минуты от одной встречи к другой, но вы также должны убедиться, что они знают, как это сделать.
  15. Когда вы закрываете встречу, не забывайте о четко понять достигнутые возможности, а также элементы действий и ответственность за них.

Таким образом, у вас есть 15 тактик, которые можно использовать для улучшения качества и результатов ваших встреч. Я верю, что вы найдете эти правила очень полезными в ваших будущих встречах. Когда вы движетесь вперед и начинаете внедрять эти правила, важно, чтобы вы получили соглашение от участников в начале каждого собрания. Вы могли это сделать, объявив их в начале каждой встречи. Лучший способ заключается в том, чтобы ваши правила были четко отражены в каждой комнате для заседаний и убедились, что все знают о них. Со временем вам не придется обращать внимание на них, ведь каждый будет оценивать преимущества и принимать их как собственные правила.

Добавить комментарий